Datenschutz-Informationen über die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen der Nachsorge-Projekte der Österreichischen Kinder-Krebs-Hilfe

Der Schutz personenbezogener Daten ist für die Österreichische Kinder-Krebs-Hilfe (in weiterer Folge: „wir“) ein zentrales Anliegen. Daher wollen wir hiermit darüber informieren, wie wir personenbezogene Daten der TeilnehmerInnen unserer Nachsorgeprojekte und von deren Kontaktpersonen verarbeiten.

Jedenfalls gilt: Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich im Einklang mit den geltenden Datenschutzgesetzen, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)¹ und dem Datenschutzgesetz (DSG)².

Allgemeine Informationen:

Verantwortlich für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit unseren Nachsorge-Projekten ist die

Österreichische Kinder-Krebs-Hilfe
Borschkegasse 1/7
1090 Wien
Tel: 01 / 402 88 99
Fax: 01 / 402 88 99/10

Datenschutzbeauftragte:
Florian Schwarz
E-Mail: f.schwarz@kinderkrebshilfe.at 

1. Zweck der Datenverarbeitung:

Im Rahmen unserer Nachsorgeprojekte verarbeiten wir die personenbezogenen Daten der TeilnehmerInnen und von deren Kontaktpersonen ausschließlich zu den folgenden Zwecken:

a) Anmeldung und Vorbereitung von Camps: Zum Zweck der Anmeldung der TeilnehmerInnen zu unseren Nachsorge-Maßnahmen und zur Vorbereitung der Nachsorge-Maßnahmen verarbeiten wir die personenbezogenen Daten, die Sie in den im Anmeldeformular enthaltenen Fragebögen angeben;

b) Betreuung der TeilnehmerInnen während der Nachsorge-Maßnahme: Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten der TeilnehmerInnen, die Sie uns im Rahmen der Anmeldung mitteilen oder die wir anhand unserer Arbeit mit den TeilnehmerInnen erheben, zu dem Zweck, um unsere TeilnehmerInnen während der Nachsorge-Maßnahme bestmöglich zu betreuuen (zB Berücksichtigung von Nahrungsmittelallergien, Bedarf an individueller Assistenz auf den Nachsorge-Camps, Informationen über Medikamentenbedarf und -einnahmemodus).

c) Durchsetzung von oder Verteidigung gegen Rechtsansprüche: Wir heben ein Mindestmaß an Dokumentation unserer Tätigkeit im Rahmen der Nachsorge-Maßnahme auf, um uns gegen etwaige gegen uns im Zusammenhang mit Nachsorge-Maßnahmen erhobene Rechtsansprüche zu verteidigen oder in diesem Zusammenhang auftretende Rechtsansprüche durchzusetzen.

d) Einhaltung von Aufzeichnungs- und Auskunftspflichten, soweit gesetzlich erforderlich: Gesetzliche Bestimmungen verpflichten uns, gewisse Daten (insbesondere Buchhaltungsdaten und Geschäftskorrespondenz, § 132 BAO, § 212 UGB) aufzubewahren und über gewisse Daten Auskunft zu geben (etwa bei datenschutzrechtlichen Auskunftsanfragen, Art 15 DSGVO). Soweit gesetzlich erforderlich, werden wir diesen Aufzeichnungs- und Meldepflichten nachkommen.

Datenverarbeitung mit Einwilligung: Zu den folgenden Zwecken verarbeiten wir die personenbezogenen Daten der TeilnehmerInnen und von deren Kontaktpersonen nur dann, wenn der/die TeilnehmerIn bzw. deren Erziehungsberechtigte(r) ihre Einwilligung erteilt haben (die jederzeit widerrufen werden kann):

e) Datenaustausch mit Betreuungseinrichtungen: Wenn Sie dem zustimmen, werden wir Daten über die Betreuung unserer TeilnehmerInnen mit anderen Betreuungseinrichtungen (z.B. Krankenhäuser, TherapeutInnen, Nachsorgeeinrichtung Sonneninsel etc) zur besseren Betreuung der TeilnehmerInnen während der Nachsorgemaßnahmen sowie während deren zukünftiger Betreuung austauschen. Dies ist insbesondere der Fall, wenn wir aufgrund der Arbeit mit den TeilnehmerInnen den Erziehungsberechtigten eine weiterführende Betreuung empfehlen und diese der Übermittlung zustimmen.

f) Erstellung einer Nachsorge-Akte: Falls Sie dem zustimmen, werden wir die Daten, die Sie uns im Zuge der Anmeldung zur Nachsorge-Maßnahme übermittelt haben, in einer personalisierten Nachsorge-Akte sammeln und aufbewahren, um hierauf zugreifen zu können und bessere Betreuung anbieten zu können, falls Sie bzw. Ihr Kind in Zukunft wieder an einer unserer Nachsorge-Maßnahme teilnehmen.

g) Verwendung von Fotos/Videoaufnahmen:  Falls Sie dem zustimmen, werden wir die Foto- und Video-Aufnahmen, die wir während Nachsorgeprojekten aufnehmen, zu Informationszwecken über die Leistungen der Österreichischen Kinder-Krebs-Hilfe in Medien der Österreichischen Kinder-Krebs-Hilfe (Zeitung, Informationsmaterialien, Website), in österreichischen Print- und Onlinemedien sowie auf Social Media (Facebook, Instagram, Twitter, etc) veröffentlichen.

h) Zusendung von Infomaterialien an (ehemalige) TeilnehmerInnen und deren Kontaktpersonen: Falls Sie dem zustimmen, werden wir Ihre Kontaktdaten zu dem Zweck verarbeiten, um Ihnen Informationsfolder, unsere Zeitung „SONNE“ oder unseren Newsletter an Ihre Postadresse oder per E-Mail zuzusenden.

2.    Rechtliche Grundlage der Datenverarbeitung:

Unter diesem Abschnitt finden Sie Informationen darüber, auf welcher Rechtsgrundlage die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu den oben genannten Zwecken erfolgt:

• Datenverarbeitung zu den Zwecken 1a) und 1b):

Die Datenverarbeitung zu diesen Zwecken beruht darauf, dass sie notwendig, ist, damit wir die jeweilige Nachsorge-Maßnahme anbieten und unsere TeilnehmerInnen bestmöglich betreuen können (Art 6 Abs 1 lit b DSGVO).

Insofern wir in diesem Zusammenhang besondere Kategorien von personenbezogenen Daten (also insbesondere Gesundheitsdaten) verarbeiten, beruht die Verarbeitung dieser Daten auf Ihrer Einwilligung, die Sie uns durch die Bekanntgabe dieser Daten erteilen (Art 9 Abs 2 lit a DSGVO). Hierbei handelt es sich jedenfalls nur um Daten, die Sie uns bekanntgegeben haben oder die wir mit Ihrer expliziten Einwilligung von Dritten erhalten haben.

Sie können diese Einwilligung jederzeit verweigern oder widerrufen. Schicken Sie uns hierzu bitte eine schriftliche Widerrufserklärung (E-Mail reicht aus) an die oben angegebenen Kontaktdaten.

• Datenverarbeitung zum Zweck 1c):

Die Datenverarbeitung zu diesem Zweck beruht darauf, dass die Verarbeitung dieser Daten notwendig ist, damit wir unsere rechtlichen Verpflichtungen, nämlich die gesetzlichen Aufzeichnungs- und Auskunftspflichten, erfüllen können (Art 6 Abs 1 lit c DSGVO).

• Datenverarbeitung zum Zweck 1d):

Die Datenverarbeitung zu diesem Zweck beruht darauf, dass wir ein berechtigtes Interesse daran haben, uns gegen etwaige solche Rechtsansprüche zu verteidigen (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO, Art 9 Abs 2 lit f DSGVO).

•    Datenverarbeitung zu den Zwecken 1e) – 1h):

Diese Datenverarbeitung beruht auf Ihrer Einwilligung, die Sie hierzu ausdrücklich erteilt haben (Art 6 Abs 1 lit a DSGVO, Art 9 Abs 2 lit a DSGVO).

Sie können diese Einwilligungserklärungen (auch einzelne hiervon) jederzeit verweigern oder widerrufen. Schicken Sie uns hierzu bitte eine schriftliche Widerrufserklärung (E-Mail reicht aus) an die oben angegebenen Kontaktdaten.

3.    Voraussetzungen der Einwilligung

Die Datenverarbeitungen, welche auf Ihrer Einwilligung beruhen, erfolgen nur, wenn der/die TeilnehmerIn bzw. der/die Erziehungsberechtigte(n) hierzu schriftlich ihre Einwilligung erklärt haben. Bei TeilnehmerInnen unter 14 Jahren reicht die Einwilligung des/der Erziehungsberechtigten aus. Bei TeilnehmerInnen zwischen 14 und 18 Jahren erfolgt die Datenverarbeitung nur, wenn der/die Erziehungsberechtigte(n) und der/die TeilnehmerIn eingewilligt haben. Bei TeilnehmerInnen, die älter als 18 Jahre alt sind, reicht die Einwilligung der/des Teilnehmerin/Teilnehmers selbst aus.

Diese Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Schicken Sie uns hierzu bitte eine schriftliche Widerrufserklärung (E-Mail reicht aus) an die oben angegebenen Kontaktdaten.

Bitte beachten Sie, dass der Widerruf der Einwilligung nur für die zukünftige Datenverarbeitung gilt und die Zulässigkeit von bereits vor dem Widerruf erfolgten Datenverarbeitungen nicht berührt.

4.    Weiterleitung der personenbezogenen Daten an Dritte:

Wir ziehen zur Sicherstellung der Sicherheit und der Effizienz unserer Arbeitsumgebung IT-Dienstleister als Auftragsverarbeiter bei. Auch diesen werden unter Umständen die personenbezogenen Daten zu den oben genannten Zwecken zugänglich gemacht.

Weiters ziehen wir zur Betreuung der TeilnehmerInnen während unserer Nachsorge-Maßnahmen selbständige Betreuungskräfte bei sowie Betreuungseinrichtungen, die unsere Nachsorge-Maßnahmen in unserem Auftrag organisieren und durch eigenes Personal durchführen. Auch diesen werden unter Umständen die personenbezogenen Daten zum oben genannten Zweck 1b) zugänglich gemacht.

Falls Sie zustimmen, werden wir zum oben genannten Zweck 1e) die hierfür notwendigen Daten an andere Betreuungseinrichtungen weiterleiten. Sie können Ihre Zustimmung zu dieser Weiterleitung jederzeit verweigern oder für die Zukunft widerrufen.

Falls Sie zustimmen, werden wir zum oben genannten Zweck 1g) die Foto-/Filmaufnahmen an veröffentlichende Medien, z.B. Zeitungen oder Social-Media-Portale, weiterleiten. Diese Medien werden die Foto-/Filmaufnahmen aber nur zum oben genannten Zweck nützen und die Aufnahmen keinesfalls zu eigenen Zwecken verwenden. Sie können Ihre Zustimmung zu dieser Weiterleitung jederzeit verweigern oder für die Zukunft widerrufen.

Mitunter ziehen wir zur Erstellung und Verbreitung von Informationsmaterial über unsere Leistungen Druck- und Marketingdienstleister bei. Falls Sie zustimmen, werden diesen diesfalls die Aufnahmen zum oben genannten Zweck 1g) und 1h) zugänglich gemacht. Sie können Ihre Zustimmung zu dieser Weiterleitung jederzeit verweigern oder für die Zukunft widerrufen.

Falls zum oben genannten Zweck 1c) notwendig, dürfen wir Ihre personenbezogenen Daten an unsere RechtsvertreterInnen sowie an Gerichte weiterleiten. Falls zur Erreichung des oben genannten Zwecks 1d) notwendig und gesetzlich geboten, werden wir Ihre personenbezogenen Daten an dazu berechtigte Behörden oder Dritte weiterleiten.

Wir übermitteln keine personenbezogenen Daten in Drittländer außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraumes, ohne vorher Ihre Zustimmung (die Sie jederzeit widerrufen können) einzuholen.

5.    Aufbewahrung der personenbezogenen Daten:

Anmeldeformulare zu unseren Nachsorge-Maßnahmen werden nach Ende der Maßnahme sieben Jahre in unserem Archiv aufbewahrt. Alle Kopien der Anmeldeformulare werden nach Ende der Maßnahme vernichtet.

Wenn Sie zur Datenverarbeitung zum oben genannten Zweck 1f) zugestimmt haben, werden sämtliche im Zuge der Teilnahme des/der Teilnehmers/Teilnehmerin an der Nachsorge-Maßnahme ermittelten Daten in einer Nachsorge-Akte aufbewahrt, bis Sie Ihre Zustimmung widerrufen oder wir nicht mehr davon ausgehen können, dass der/die Teilnehmer/Teilnehmerin an einer weiteren unserer Nachsorge-Maßnahmen teilnimmt, spätestens jedoch, falls die letzte Teilnahme an einer unserer Nachsorge-Maßnahmen mehr als 20 Jahre zurückliegt.  

Wenn Sie zur Datenverarbeitung zum oben genannten Zweck 1g) zugestimmt haben, werden die Foto- und Filmaufnahmen von uns so lange aufbewahrt, bis Sie Ihre Einwilligung widerrufen. Im Fall des Widerrufs Ihrer Einwilligung werden wir die Foto- und Filmaufnahmen umgehend aus unseren Systemen löschen und die zukünftige Veröffentlichung dieser Aufnahmen verhindern. Sofern der/die TeilnehmerIn bzw. dessen/deren Erziehungsberechtigte/r die Einwilligung nicht widerrufen, werden wir die Aufnahmen so lange aufbewahren, bis wir derartige Nachsorgeprojekte oder derartige Medien-Veröffentlichungen einstellen und diese danach löschen.

Wenn Sie zur Datenverarbeitung zum oben genannten Zweck 1h) zugestimmt haben, werden wir Ihre Daten solange aufbewahren, bis Sie Ihre Zustimmung widerrufen oder wir diese Arten der Zusendungen einstellen.

Alle übrigen personenbezogenen Daten werden von uns nur solange aufbewahrt, wie dies vernünftigerweise von uns als nötig erachtet wird, um die oben genannten Zwecke zu erreichen, und wie dies nach dem anwendbaren Recht zulässig ist. Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten jedenfalls, solange gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen (insbesondere die siebenjährige Aufbewahrungsfrist nach § 212 UGB für Briefe, E-Mails und Korrespondenz) oder Verjährungsfristen potentieller Rechtsansprüche noch nicht abgelaufen sind. Wir werden Ihre Daten länger über diese Frist hinaus aufbewahren, wenn und solange wir diese zur Durchsetzung oder zur Abwehr von konkreten Rechtsansprüchen benötigen.

6.    Freiwilligkeit der Bereitstellung der personenbezogenen Daten:

Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten bzw. der personenbezogenen Daten Ihres Kindes ist jedenfalls freiwillig. Mitunter kann es aber notwendig sein, dass Sie uns gewisse Daten bekanntgeben, damit Sie bzw. Ihr Kind an einer Nachsorgemaßnahme teilnehmen können/kann, falls dies der Fall ist, ist dies am Anmeldeformular näher angegeben oder werden wir Sie bei Anmeldung darauf hinweisen.

7.    Ihre Rechte:

Welche Rechte haben Sie nach dem geltenden Datenschutzrecht?

Sie haben das Recht, (i) von uns zu erfahren, ob und welche personenbezogenen Daten wir über Sie gespeichert haben, und Kopien dieser Daten zu erhalten (Art 15 DSGVO) (ii) von uns zu verlangen, dass wir Ihre personenbezogenen Daten berichtigen, ergänzen oder löschen, wenn diese falsch sind oder nicht rechtskonform verarbeitet werden (Art 16, 17 DSGVO) (iii) dass wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einschränken (Art 18 DSGVO), (iv) unter bestimmten Umständen Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder einer/m Dritten zu übermitteln (Recht auf Datenübertragbarkeit, Art 20 DSGVO) und (v) Ihre Zustimmung zur Datenverarbeitung jederzeit zu widerrufen. Wenn Sie eines oder mehrere dieser Rechte ausüben wollen, können Sie sich gerne an uns wenden.

Zusätzlich haben Sie das Recht, bei der Datenschutzbehörde (Kontaktdaten siehe www.dsb.gv.at) Beschwerde einzureichen, wenn Sie glauben, dass Sie in Ihren Datenschutzrechten verletzt wurden.

¹ Sie können die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) online abrufen unter:
http://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679&from=DE

² Sie können das Datenschutzgesetz (DSG) in seiner geltenden Fassung online abrufen unter:
https://www.ris.bka.gv.at/GeltendeFassung.wxe?Abfrage=Bundesnormen&Gesetzesnummer=10001597